Glossaire des archives

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Définitions tirées de l'Abrégé d'archivistique - Principes et pratiques du métier d'archiviste publié par l'Association des archivistes français (Paris, 2012).

Exceptions : références entre parenthèses en fin de définition s'il s'agit d'une autre source ; définitions/compléments sans sources entre parenthèses et en italique.

A

  • Archives : Documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité. Le mot archives est couramment employé dans le sens restrictif de documents ayant fait l'objet d'un archivage, par opposition aux archives courantes.
  • Archives courantes (ou vivantes) : Dossiers qui servent à la gestion quotidienne des affaires. Utilisés fréquemment, ils sont conservés à proximité des utilisateurs, dans les bureaux.
    Archives définitives : Dossiers dont l'utilité administrative ou de gestion est éteinte mais qui présentent un intérêt historique. (Souvent confondu avec "archives historiques")
    Archives intermédiaires : Dossiers qui ne sont plus d'usage courant mais néanmoins conservés pour des impératifs de gestion et/ou des impératifs juridiques. Ils sont conservés à proximité des bureaux, souvent dans un local dédié.
    (voir Théorie des trois âges)
  • Archives personnelles : (Selon le contexte, cette terminologie peut être confondue avec Archives privées. Cependant, dans le cadre spécifique de la recherche, il s'agit plus souvent de fonds issus des activités des chercheurs menées de manière individuelle hors du cadre des programmes.) Voir Archives publiques, archives privées
  • Archives privées : voir Archives publiques, archives privées
  • Archives publiques : Documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public (Code du patrimoine, art. L211-4).
  • Archivistique : Science qui étudie les principes et les méthodes appliquées à la collecte, au traitement, à la conservation, à la communication et à la mise en valeur des documents d'archives. (Direction des Archives de France, Dictionnaire de terminologie archivistique, 2002)
  • Article : Ensemble de pièces de même provenance, se rapportant à un même objet ou à une même affaire et dont l'importance matérielle n'excède pas la capacité d'une unité matérielle de conditionnement. L'article constitue tout à la fois l'unité (intellectuelle) de description et l'unité (matérielle) pour la cotation, le rangement et la communication des documents d'archives.

B

  • Bordereau d'élimination : Etat des documents soumis par un service producteur au visa d'élimination de l'archiviste, ou proposé pour l'élimination par un service d'archives au service dont émanent les documents.
  • Bordereau de versement : PIèce justificative de l'opération de versement comportant le relevé détaillé des documents ou dossiers remis à un service d'archives par un service versant ; le bordereau de versement tient lieu de procès-verbal de prise en charge et d'instrument de recherche.

C

  • Classement : 1) Opération consistant à la mise en ordre intellectuelle et physique des document d'archives à l'intérieur des dossiers, et des dossiers à l'intérieur d'un fonds, réalisée en application, réalisée en application du principe de respect des fonds, ou, en cas d'impossibilité d'application de ce principe, selon des critères chronologiques, géographiques, numériques, alphabétiques ou thématiques. Le classement aboutit à la constitution des articles, à leur cotation et à leur rangement sur les rayonnages et conditionne la rédaction de l'instrument de recherche permettant de les retrouver. 2) Opération matérielle de mise en ordre des documents par leur insertion dans le dossier correspondant. Voir Classement - modes et techniques et Respect des fonds - concept et applications pratiques.
  • Collecte : Une des missions fondamentales d'un servie d'archives, consistant à recueillir et à rechercher auprès des producteurs de documents, publics ou privés, des versements, des dépôts ou des dons, et aussi des documents à acheter.
  • Communicabilité : Qualité d'un document ou d'un fonds d'archives que son régime juridique rend accessible au public.
  • Communication : Une des missions fondamentales d'un service d'archives, consistant à mettre les archives, en fonction de leur communicabilité et de leur état matériel de conservation, à disposition du public et des administrations, soit sur place dans la salle de lecture, soit avec déplacement, soit à distance. Se dit aussi de l'action matérielle consistant à communiquer les documents.
  • Conditionnement : Opération destinée à protéger matériellement des documents d'archives à l'aide de chemises, de sous-chemises, de boîtes, de papier d'empaquetage, de sangles, de tubes, de pochettes, de portefeuilles, etc.
  • Conservation matérielle : Une des fonctions fondamentales d'un service d'archives consistant à garder physiquement les documents qui lui sont confiés.
  • Conservation préventive : Ensemble des mesures prises par un service d'archives pour assurer la conservation matérielle des documents qui lui sont confiés en vue d'assurer leur sauvegarde.
  • Cote : Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque article d'un service d'archives et correspondant à sa place dans le cadre de classement ou à son adresse dans les magasins.
  • Contrôle scientifique et technique (CST) : Le contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives des régions, des départements et des communes porte sur les conditions de gestion, de collecte, de tri, d'élimination des documents courants, intermédiaires et définitifs et sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives. Il est destiné à assurer la sécurité des documents, le respect de l'unité des fonds et de leur structure organique, la qualité scientifique et technique des instruments de recherche, la compatibilité des systèmes de traitement, la mise en valeur du patrimoine archivistique. (Décret n°88-849 du 28 juillet 1988 relatif au contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives des collectivités territoriales, art. 1 (abrogé par le décret n°2000-318 du 7 avril 2000 - art. 4 (V)))
  • Cycle de vie des documents : (Terme générique recouvrant les durées d'utilité et de conservation des documents ainsi que leur passage d'un âge au suivant (voir Théorie des trois âges), programmés en fonction de la nature des pièces en question selon la règlementation en vigueur et leur intérêt historique.)

D

  • Dates extrêmes : (Année ou intervalle d'années correspondant au début et à la fin de la production d'un document ou d'un ensemble de documents.)
  • Descripteur : Mot-clé retenu dans un lexique ou un thésaurus pour indexer une notion apparaissant dans une analyse ou un document.
  • Description archivistique : Présentation intellectuelle et matérielle d'une unité de description, faite pour en donner une identification exacte et unique, en expliquer le contexte d'origine et en permettre l'exploitation administrative et historique.
  • Document : Ensemble d’informations regroupées pour un usage particulier. (Michel Jacobson, Service interministériel des archives de France (SIAF), "Qu'est-ce qu'une archives scientifique ? Le point de vue des archives de France" dans le dossier thématique de la TGIR Huma-Num "Les services de conservation de données proposés par Huma-Num", consulté le 2 mars 2017.)
  • Document numérique natif : (Document créé sous environnement numérique (par opposition à un document issu d'une numérisation)).
  • Données de la recherche : Les données de la recherche sont des informations, spécimens et matériaux produits, recueillis et documentés. Elles sont collectées ou exploitées à des fins de recherche et de preuves par les chercheurs et leurs équipes. À ce titre, elles constituent une partie des archives de la recherche. (Association des archivistes français, Section des archivistes des universités, rectorats, organismes de recherche et mouvements étudiants (AAF))
  • Dossier : Ensemble de documents constitués soit organiquement par le producteur d'archives pour la conduite ou le traitement d'une affaire, soit par regroupement logique lors du classement dans le service d'archives. (Un dossier peut contenir des sous-dossiers.)
  • DTD : En XML, "définition de type de documents" (en anglais Document Type Définition). Ensemble de règles qui déterminent les éléments à employer dans un document XML et à quel emplacement. La DTD détermine donc le modèle de document, ou la structure de celui-ci.
  • Durée d'utilité administrative (DUA) : Durée légale ou pratique pendant laquelle un documents est susceptible d'être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final. Le document ne peut être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation.

E

  • EAC : Encoded Archival Context. Cette DTD est un modèle pour la production en XML de notices d'autorité de personnes physiques, de familles ou de personnes morales conformes à la norme internationale ISAAR(CPF).
  • EAD : Encoded Archival Description. Cette DTD est un modèle pour la production en XML d'instruments de recherche archivistiques conformes à la norme internationale ISAD(G).
  • Echantillonnage : Modalité particulière de tri appliquée à des documents sériels suivant des critères statistiques.
  • Elimination : Procédure réglementée qui consiste à soustraire un dossier ou un ensemble de dossiers du versement auquel il appartient, ou bien encore à soustraire des documents du dossier auquel ils appartiennent, car ils sont dépourvu d'utilité administrative et d'intérêt historique.

F

  • Fonds : Ensemble de documents de toute nature constitué de façon organique par un producteur dans l'exercice de ses activités et en fonction de ses attributions. Cette notion s'oppose à celle de collection. (Un fonds peut contenir des sous-fonds.)

I

  • Instrument de recherche (IR) : Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d'archives de manière à les faire connaître aux lecteurs.
  • Intégrité : Notion fondamentale en archivage électronique. L'information archivée ne doit subir aucune destruction, altération ou modification intentionnelle au accidentelle. Cette notion rejoint celles d'authenticité (caractéristique d'un document dont on peut prouver qu'il est bien ce qu'il prétend être, par la personne qui prétend l'avoir produit ou reçu au moment où elle prétend l'avoir fait), de lisibilité (possibilité d'avoir accès à l'ensemble des informations au moment de la restitution des documents) et de traçabilité (possibilité de produire la liste des traitements opérés sur un document lors du processus de capture dans le SAE et pendant toute la durée de conservation). Un coffre-fort électronique (infrastructure logicielle et technique permettant de conserver les documents numériques), accompagné de migrations de format et/ou de support, doit permettre de garantir l'intégrité des données numériques sur le long terme. Voir également Système d'archivage électronique (SAE).
  • ISAAR(CPF) : Norme internationale sur les notices d'autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles. Elle donne les règles générales pour la description des personnes physiques ou morales identifiées comme des producteurs d'archives, et fournit une liste des éléments de description que l'on peut employer lors de la rédaction de telles notices d'autorité. (Voir également EAC)
  • ISAD(G) : Norme générale et internationale de description archivistique. Elle énonce les grands objectifs et principes de la description archivistique et fournit une liste des éléments de description que l'on peut employer dans un instrument de recherche, avec la définition de ces éléments et des exemples d'utilisation. (Voir également EAD)

M

  • Mètre linéaire : Unité de mesure des archives correspondant à la quantité de documents rangés sur une tablette de mètre de longueur.

P

  • Pérennité : Aptitude que doit avoir l'information à traverser le temps durant tout son cycle de vie en préservant son intégrité. (Site internet de Pro Archives Systèmes, "Lexique : Pérennité", consulté le 6 mars 2017)
  • Pièce : Plus petite unité de description, indivisible à la fois matériellement et intellectuellement (feuillet simple ou coule, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre, etc.).
  • Plan de classement : Système qui fixe l'organisation des archives courantes et intermédiaires en usage dans les bureaux, permettant de les ranger, de les classer et de les retrouver.
    Ordre dans lequel les archives définitives d'un fonds, d'une série ou d'un versement ont été classées et ordonnées dans un service d'archives. A ne pas confondre avec cadre de classement. [Cadre de classement : Plan directeur préétabli qui fixe, au sein d'un service d'archives, la répartition des fonds et collections entre grandes divisions et subdivisions, appelées séries et sous-séries.(Ce terme s'applique notamment à l'ensemble des archives départementales, dont les fonds sont répartis au sein d'un cadre de classement identique.)]
  • Plan de gestion des données : également désigné sous son intitulé anglophone "Data Management Plan", voir Data Management Plan (DMP) - gestion prospective des données.
  • Préarchivage : Gestion des archives intermédiaires jusqu'à l'expiration de leur délai d'utilité administrative, induisant à terme leur tri, leur élimination ou leur conservation définitive.
  • Producteur : Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l'exercice de son activité.

S

  • Série organique : division organique du fonds, identifiée par l'archiviste lors de son classement, qui constitue un ensemble de dossiers maintenus groupés parce qu'ils résultent d'une même activité, se rapportent à une même fonction ou à un même sujet, ou revêtent une même forme. (Une série peut contenir plusieurs sous-séries.)
  • Sort final : destination d'un document ou d'un ensemble de documents à l'expiration de son délai d'utilité administrative proposée dans un tableau d'archivage : élimination, tri ou conservation définitive.
  • Système d'archivage électronique (SAE) : Solution informatique dédiée à l'archivage numérique permettant de recevoir, conserver, gérer les cycle de vie, communiquer et restituer des documents numériques. Dans tous les cas, cette solution informatique doit être confortée par un ensemble de procédures visant notamment à documenter le processus d'archivage. Voir Intégrité.

T

V

  • Versement : Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives passe de l'administration à un service de préarchivage ou à un service d'archives, ou bien d'un service de préarchivage à un service d'archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés.
  • Vrac : Fonds qui se présente sans aucun classement et dont la provenance peut ne pas être identifiée.

X

  • XML : Extensible Markup Language. Norme qui permet de structurer de l'information de manière hiérarchique en imbriquant des éléments. XML permet de définir des formats (DTD), que devront respecter les documents qui seront créés. XML est aujourd'hui utilisée dans toutes les sphères de l'informatique et est omniprésente en informatique documentaire.

Pour plus d'informations générales sur les archives : Archives - généralités

Pour toutes questions, contacter Carole Lamoureux
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