Data Management Plan (DMP) - gestion prospective des données

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Qu'est-ce qu'un Data Management Plan ou Plan de gestion des données ?

Définition

Un Data Management Plan (DMP), ou Plan de gestion des données, est un document dont la première version est établie en amont d'un projet de recherche et qui est réactualisé autant de fois que nécessaire durant le déroulement de celui-ci.

Le DMP décrit le cycle de vie des données du projet concerné, à savoir :

  • quelle sera la nature des données ;
  • comment elles seront produites ;
  • comment elles seront stockées ;
  • comment elles seront gérées tout au long du projet ;
  • quelles seront les procédures d'archivage à réaliser au terme des travaux.

Y sont également indiquées les restrictions qui peuvent exister quant à l'accès aux données (au cours du projet et après) ainsi que les éventuelles opérations de tri à prévoir.

Durant le déroulement du projet, ce document est un outil de bonne gestion au quotidien. Une fois qu'il est achevé, il constitue une feuille de route pour l'archivage des données, mais contribue également à leur identification et, donc, à ce qu'elles soient réutilisées dans le respect des droits d'auteur et des restrictions émises.

Cadre d'utilisation

L'établissement des DMP est préconisé pour l'ensemble des projets de recherche, quel que soit le domaine scientifique concerné.

Leur établissement et leur utilisation ont été institutionnalisés dans certains cadres. Certains financements sont ainsi conditionnés par leur réalisation, notamment à la NASA (voir la page [1] à ce sujet) ou bien encore, depuis 2011, à la National Science Foundation (NSF) et, depuis 2017, au Fonds national suisse de la recherche scientifique (FNS).

Dans le cadre du programme Horizon H2020, l'Union européenne entend encourager à leur utilisation. Lors de la soumission d'un projet au European Research Council (ERC), il est ainsi proposé de prendre part au Open Research Data pilot (ORD pilot). Ce dernier à pour objectif d'assurer l'accès et la réutilisation des publications et données issues des projets financés par le programme Horizon 2020. La gestion des données étant au cœur de cette problématique, la participation à l' ORD pilot comprend la réalisation d'un DMP. Tout porteur d'un projet intégré à cette initiative peut l'en retirer en cours de programme s'il le souhaite. Cependant, il est fortement conseillé aux équipes sortant de ce dispositif de continuer à utiliser un DMP, de même qu'il est recommandé à ceux n'ayant pas souscrit à l'ORD pilot dans établir un.

Si les DMP sont encore facultatifs en France, on peut imaginer que leur utilisation soit progressivement imposée par les différentes institutions. En établir dès aujourd'hui, avec un financement ERC ou non, permet de s'adapter au mieux à cet exercice. En outre, les DMP sont de réels outils pour la gestion des projets et pour la valorisation de leurs résultats sur le long terme.

Quand et pourquoi créer un DMP ?

Un DMP doit être créé en amont du projet de recherche, au moment où celui-ci est défini et présenté pour financement. Il est ensuite modifié au fil des recherches pour tenir compte de leur évolution.

Une partie des avantages du DMP ont déjà été évoqués plus haut. Dans leur ensemble, on peut les lister de la manière suivante :

  • réflexion de cadrage sur la gestion des données et des documents tout au long du projet, favorisant alors la gestion du projet en lui-même ;
  • valorisation du projet de recherche au travers des données référencées, voire accessibles ;
  • capitalisation des travaux grâce à un accès facilitant leur réutilisation ;
  • indication formelle des restrictions d'accès à respecter le cas échéant ;
  • meilleur visibilité des activités de recherche et des travaux et procédures qui la composent ;
  • archivage simplifié par l'adoption d'espaces de stockage et de formats clairement définis, ainsi que par une réflexion avancée sur les opérations à effectuer ;
  • rédaction simplifiée des rapports et autres documents relatifs aux données produites et à leur gestion ;
  • participation à une initiative d'ampleur, dont l'ambition est d'intérêt général. L'utilisation des DMP en Europe, notamment dans le domaine des Sciences humaines et sociales, en étant encore à ses débuts, les équipes en faisant usage peuvent être force de proposition dans ce domaine.

Comment créer un DMP ?

Si le DMP est établi dans le cadre d'une subvention le demandant, il convient de suivre les instructions et conseils particuliers de l'institution concernée.

De nombreuses ressources sont accessibles sur internet pour aider à l'élaboration des DMP. En voici quelques exemples :

Pour toute question, s'adresser à ausoHNum (pôle Humanités numériques).

Stocker et maintenir le DMP

Une fois établi, le DMP doit être lui-même correctement stocké pour être accessible aux membres de l'équipe. Il peut alors être placé dans le dossier partagé du projet (MyCore, Sharedocs, Partage...).

Lorsqu'il est réactualisé, un nouvel état du DMP doit être généré, tout en gardant l'ancien. Les différents fichiers doivent être distingués par leur numéro de version ou bien par leur date de création.

Sources