Mails - gestion courante et archivage

De Wiki du pôle Humanités numériques
Aller à : navigation, rechercher

Pourquoi archiver ses mails et bien les gérer au quotidien?

Généralités

Archiver ses mails peut paraître incongru tant les messages reçus et envoyés ont des finalités, formes et contenus variés. De surcroît, lorsqu’ils n’ont pas été classés au fur et à mesure, le vrac engendré semble inextricable, et l’utilisateur s’y repère lui-même de moins en moins avec le temps.

Cependant, les « mails » ne sont en définitive qu’une forme numérique particulière de correspondance et sont de ce fait des sources de premier plan.

L’archivage des mails a ainsi plusieurs finalités :

Classement Trouver plus facilement des informations en peaufinant le classement des mails et en distinguant ce qui doit être conservé de ce qui ne présente pas d’intérêt sur le long terme ;
Préservation Diminuer le risque de pertes de données lors d’incidents liés à la messagerie et/ou à l’espace de stockage ;
Accès Assurer l’accès aux données sur le long terme en les migrant vers un format ouvert (les logiciels de messagerie les plus répandus reposent sur des formats propriétaires qui, s’ils ne sont plus maintenus, peuvent rendre la lisibilité des documents difficile) ;
Assurer la gestion des messages selon leur cycle de vie ;
Utilité administrative Assurer la conservation des mails ayant une valeur légale (valeur probante) ;
Valeur historique Initier le processus de conservation pérenne des messages d’intérêt historique destinés à constituer des archives définitives : échanges contenant des données scientifiques ou fournissant des renseignements sur des projets de recherche en cours ou à venir etc.

Précisions sur le caractère professionnel et/ou personnel des messages

Tout document relevant de l’activité scientifique d’un chercheur ou d’un enseignant chercheur constitue une pièce d’ archives publiques et, à ce titre, doit faire l’objet d’un versement à un service d’archives (Voir Archives privées, archives publiques et Les archives de l'Institut Ausonius au sein du réseau). Les correspondances, notamment entre chercheurs et enseignants-chercheurs, ont tendance à revêtir un caractère à la fois professionnel et privé (échange dans un même mail d’informations sur des projets de recherche et les prochaines destinations de vacances par exemple). Elles peuvent alors être considérées comme mixtes, mais elles doivent être traitées comme des archives publiques. Au titre du respect de la vie privée, ces documents ne pourront légalement pas être communiqués à d’autres personnes que leur producteur avant un délai minimal de 50 ans (voir Archives - généralité, Communicabilité).

Lors de la création et de la gestion de ses mails au quotidien sur sa messagerie professionnelle, il convient de distinguer clairement les messages à contenu strictement personnel. La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) spécifie en effet qu'il appartient à l’employé d’identifier les messages qui sont personnels. À défaut d’une telle identification, les messages sont présumés être professionnels. Il est également précisé que "la nature personnelle d’un message peut figurer dans l’objet du message ou dans le nom du répertoire dans lequel il est stocké." (Voir Sources.)

Archivage des mails : impression ou conservation des messages électroniques ?

Les mails sont des documents numériques natifs et sont considérés en tant que tel, que ce soit du point de vue légal ou historique. En conséquence, une impression est considérée uniquement comme une copie, qui a d'ailleurs pu être modifiée par rapport à l'original, et sa conservation dans un dossier papier n'est pas tout à fait synonyme de son archivage.

Il convient donc de conserver les messages électroniques originaux en tant que tels. Cependant, en l'absence de moyens spécifiques à cette démarche (comme un système d'archivage électronique), les impressions qui ont été faites peuvent être conservées à toutes fins utiles.

Quels documents conserver ?

Typologie mails.png

Il ne s’agit bien évidemment pas de conserver tous les messages de sa messagerie. La complexité de la procédure de tri au moment de l’archivage dépendra d’ailleurs du classement qui aura déjà été opéré, d’où l’importance de gérer et réorganiser ses mails au fur et à mesure.

Ne peuvent être archivés que les mails se rapportant à des dossiers/projets clos (par exemple, les programmes "Le guerre et ses traces" et Dioneia, ou les fouilles menées en Tunisie).

Il est bien entendu conseillé de classer et d’exporter régulièrement ses mails courants pour en avoir une copie au besoin. Cependant, tant qu’un dossier n’est pas clos et que les documents le composant peuvent être modifiés et complétés, il ne peut pas s’agir d’une procédure d’archivage à proprement parler.

En général, les versements d’archives n’ont pas lieu avant trois ans après leur clôture, car ils restent très consultés par leur producteur durant ce laps de temps. Cependant, ce délai peut être raccourci pour les mails dans le cas où l’utilisateur de la messagerie conserve lui-même une copie des messages archivés durant cette période, en prenant garde à les stocker à part pour ne pas risquer de les inclure dans un versement postérieur.

Les informations qui suivent sont amenées à être modifiées et complétées.

Le tableau présenté ici indique, de manière non exhaustive, les types de mails que l’on peut rencontrer et la manière dont l’on doit les traiter. L’ordre choisi est à la fois thématique et fonctionnel : les messages aisément repérables comme étant éliminables (ou à mettre de côté si l’utilisateur désire les conserver plus longtemps dans sa messagerie) sont ainsi au début. Il peut arriver que les différents types énumérés se rencontrent dans un même document. Si les traitements préconisés pour ces types diffèrent, on suivra le plus « protecteur » (dans l’ordre : à conserver, éliminables avec accord de l'archiviste, éliminables). Ce document sera complété au fur et à mesure de la mise en place des tableaux de gestion, plus précis, qui seront à consulter en regard.

A noter : les éliminations avec accord de l'archiviste seront bien entendu également validées par le producteur des documents (i.e. l’utilisateur de la messagerie archivée). Les éliminations pour lesquelles aucune intervention n’est spécifiée concernent des documents dits « de corbeille ».

Stockage sur le serveur (- Comment éviter la saturation de la messagerie ?)

Il convient de prêter attention au contexte d'utilisation de la messagerie et à l'utilisation qui en est faite en terme de stockage.

Par défaut, les mails reçus sont stockés sur le serveur de l'Université Bordeaux-Montaigne. De fait, la conservation des messages dans cette infrastructure à un coût pour l'UBM, à la fois pour l'entretien du matériel et son alimentation en énergie, ainsi qu'un impact énergétique réel, propre à la conservation "en réseau" de toute donnée numérique. En conséquence, l'université, comme le fait toute structure, alloue à chaque utilisateur un espace de stockage personnel limité qui peut être parfois perçu comme contraignant.

Cependant, suivre un petit nombre de bonnes pratiques, très simples à appliquer, permet d'éviter d'être confronté à la saturation de son espace de stockage. Elles ne prennent d'ailleurs chacune que quelques minutes si elles sont effectuées régulièrement et représentent un réel gain de temps pour retrouver les informations souhaitées.

  • Eliminer régulièrement les messages qui ne sont plus utiles,
  • Transférer dans ses dossiers locaux les messages qui sont à conserver (que ce soit sur le moyen terme ou qu'ils soient destinés à être archivés) mais pour lesquels un accès à distance (c'est-à-dire en-dehors de la boîte de messagerie de son poste de travail) n'est pas nécessaire, (Voir Mails - gestion des arborescences (exemple avec la Webmail Horde) en tenant compte du fait que Mail, Thunderbird et Outlook permettent de visualiser dans leur volet de navigation et de manière séparée les dossiers du serveur et ceux du poste de travail),
  • Bien penser à ne pas traiter uniquement de cette manière les mails reçus, mais aussi les mails envoyés.

Les mails éliminés (si la corbeille est vidée) et stockés en local représentent autant d'espace libéré sur le serveur.

Pour appliquer ces bonnes pratiques, il convient d'utiliser, au moins de manière ponctuelle, un logiciel de messagerie sur son poste de travail. Il faut cependant faire attention au paramétrage de ce logiciel pour être certain des emplacements physiques des mails. En effet, le logiciel peut être configuré à l'origine pour que les messages envoyés soient conservés en local, alors que l'utilisateur peut préférer les retrouver par défaut sur le serveur. En outre, un utilisateur qui se sert fréquemment des logiciels de messagerie sur deux postes différents risque, avec une telle configuration, que ses mails envoyés soient divisés entre les deux ordinateurs de manière arbitraire. Il doit donc opter pour un stockage par défaut sur le serveur et choisir son poste de travail professionnel comme ordinateur où transférer ses messages en local.

A noter : faire attention à ce que les mails conservés en local soient dupliqués, comme tout autre document numérique stocké sur son ordinateur.

Gérer ses mails au quotidien

Les messages reçus et envoyés chaque jour sont très nombreux. Les gérer au fil de l'eau permet alors de se repérer plus facilement dans ce flot et constitue un réel gain de temps sur le long terme. Traiter un arriéré de mails désordonnés demande en effet d'en relire un certain nombre, dont le contenu a été oublié, et peut être un travail assez fastidieux.

Si un vrac s'est constitué, aussi important soit-il, il n'est jamais trop tard pour le traiter, bien au contraire : plus on retarde l'échéance, plus cela prendra de temps.

De même, il n'est pas nécessaire d'avoir trié et classé tout son arriéré pour commencer à traiter au fur et à mesure les messages que l'on reçoit et que l'on envoie.

Rédaction des messages et identification de leur sujet

Il est recommandé de n'aborder qu'un seul et même sujet dans un mail, clairement identifié en objet, quitte à envoyer plusieurs messages à la même personne dans un intervalle très court. Cette pratique a plusieurs avantages :

  • permettre au destinataire de savoir exactement de quoi il s'agit en recevant le mail,
  • pouvoir retrouver facilement les informations contenus dans les messages (à la fois pour l'expéditeur et le destinataire),
  • faciliter le classement des messages,
  • éviter l'intrication des sujets professionnels et personnels.

Distinction des messages strictement personnels

Au moment de leur rédaction et/ou de leur classement, les messages strictement personnels doivent être individualisés. Cela peut se faire par la mention "Personnel" dans l'objet du message ou par son classement dans un dossier intitulé avec ce terme.

Cette pratique permet de mieux se repérer entre ses messages professionnels et personnels au quotidien, de retirer au plus tôt ces derniers de toute procédure d'archivage et de préserver sa vie privée (l'employeur a le droit de consulter les mails de ses employés sauf s'ils sont spécifiquement distingués comme personnels - voir plus haut Précisions sur le caractère professionnel et/ou personnel des messages).

Trier et classer ses mails au fur et à mesure

Il convient également de trier et de classer régulièrement ses messages afin d'éviter une accumulation en vrac rapidement importante.

Voir les conseils de tri plus haut (Quels documents conserver ?) et de classement plus bas (Comment classer ?)

Comment archiver ses mails

Qui fait quoi ?

L’utilisateur connaît le mieux ses mails, leur organisation, les thèmes qu’ils recouvrent et les contacts qui y sont liés. Il est également le seul à y avoir accès, les messages étant stockés sur sa messagerie personnelle.

Il lui revient donc d’opérer le tri et le classement dans ses messages pour isoler ce qui est à archiver ainsi que détruire les éliminables qu’il ne souhaite plus garder. L’export des mails est également à opérer depuis sa boîte de messagerie.

L’archiviste peut intervenir à toutes les étapes pour donner des conseils. Les fichiers exportés lui sont ensuite transmis pour traitement.

A noter : il n'existe pas actuellement de format pérenne spécifique aux mails et les différents logiciels de messagerie n'ont pas encore de fonctionnalités d'export en XML. Le versement de ces documents se fait donc dans les formats les plus utilisés et les plus stables (.eml et .mbox) pour assurer leur conservation sur le moyen terme. Sur le long terme, une conversion en XML, pour laquelle il n'est pas nécessaire de solliciter l'utilisateur originel des mails, est à envisager.

(Le format .pst, généré par Outlook, est ici écarté car le risque qu'il devienne obsolète est considéré comme non négligeable par l'équipe interministérielle VITAM - voir Sources).

Procédure

Exemple de document XML à compléter au fur et à mesure

L’utilisateur de la messagerie choisit les messages qu’il souhaite archiver et reprend leur classement si nécessaire en concertation avec l’archiviste. En cas de vrac trop important, une recherche par filtres (destinataires, mots-clés) peut permettre d'établir un premier ordonnancement qui sera à affiner par la suite.

En parallèle, il documente au fil de l’eau un fichier XML dont le modèle lui est fourni. Les éléments à y insérer au fur et à mesure sont le plan de classement et, au sein, de ce plan, le référencement des messages contenant des données à caractère personnel ou dont la divulgation pourrait porter préjudice à un individu. Il convient en effet de tenir compte du caractère à la fois professionnel et personnel de nombreux mails. L’identification précise des messages contenant des données personnelles permettra de mieux en limiter l’accès tout en ne freinant pas celle des informations scientifiques environnantes.

Toute autre information pouvant faire l’objet d’une restriction à la communication doit être indiquée dans ce fichier en concertation avec l’archiviste.

Remarque : le fichier XML ainsi constitué est structuré par des balises EAD afin de servir de base à l'archiviste pour une description complète.

A la fin de cette opération, les messages doivent être exportés depuis la messagerie dans le format .mbox ou .eml. Cette étape doit être effectuée avec l'archiviste qui s'assure de la qualité de l'export et récupère les données générées.

Les informations suivantes sont complétées dans le fichier XML de référence : identité de l’utilisateur de la messagerie d’origine, logiciel de messagerie d’où provient l’export, date de l’export, intitulé(s) du/des fichier(s) contenant les messages. Le fichier XML est également complété par l’archiviste. Les mails ne peuvent être supprimés de la messagerie d’origine qu’une fois la vérification confirmée. Un bordereau de versement sera préparé par l’archiviste et sera signé par l’utilisateur de la messagerie pour officialiser le transfert.

Tri : que faire des documents à éliminer avec accord de l'archiviste ?

Les documents référencés plus haut dans le document comme étant soumis à l’accord de l'archiviste pour l’élimination doivent être lui être signalés.

Deux cas de figure peuvent être rencontrés :

  • la durée d’utilité administrative de ces messages n’est pas échue et il convient de les archiver au même titre que les autres documents ;
  • leur durée d’utilité administrative est terminée.

Dans le dernier cas, les messages seront stockés et sommairement classés dans un dossier séparé. Selon la procédure classique d'élimination, un bordereau d'élimination sera établi. (Cette formalité est une obligation légale. Voir Elimination de documents d'archives.) L’élimination ne pourra être effectuée que par la suite.

Comment classer ?

Créer des dossiers et une arborescence dans sa messagerie

De la même manière que pour des documents bureautiques, les mails se classent en les plaçant dans des dossiers organisés les uns en fonction des autres pour constituer une arborescence. Voir Mails - gestion des arborescences (exemple avec la Webmail Horde) pour avoir plus d'informations sur la manière de créer et d'organiser des dossiers.

Démarche intellectuelle

Il n’y a pas d’autre règle pour le classement que d’organiser les documents de la manière la plus logique et fonctionnelle possible et de distinguer autant que faire se peut les messages strictement personnels en les plaçant dans un dossier le spécifiant. Dans le meilleur des cas de figure, au moment de la procédure d’archivage, l’utilisateur aura déjà procédé au classement de ses messages au fur et à mesure de leur création. Par conséquent, les conseils suivants peuvent être suivis à la fois au cours de la production des mails et au moment de leur archivage.

Pour un chercheur ou enseignant-chercheur, le classement le plus classique consiste à créer un premier niveau de dossiers par types d’activité. Pour chacun de ces dossiers, le classement interne peut être chronologique (ascendant ou descendant) ou thématique. Dans tous les cas, les intitulés doivent permettre de comprendre instantanément la méthode suivie.

On peut imaginer un modèle comme le suivant :

  • Enseignement
    • 2017
      • Discipline n°1
      • Discipline n°2
    • 2016
  • Direction de recherches
    • Mémoires
    • Thèses
      • En cours
      • Soutenues en 2016
      • Soutenues en 2015
      • [à remarquer ici : pour un classement chronologique de dossiers constitués sur plusieurs années (notamment lorsque les durées varient), on peut s’aligner au choix sur leurs dates d’ouverture ou de clôture]
  • Projets de recherche
    • Projet n°1
    • Projet n°2
  • Interventions
    • Ausonius
      • 2017
      • 2016
    • Société archéologique de Bordeaux

Pour plus d'informations, voir Classement - modes et techniques.

Sources